Bento のテンプレート， FileMaker さんで紹介してくださいました

FileMaker さんに投稿していた Bento.3 のテンプレート，「Special Events」 ，今日掲載されているのを発見，ちょっと嬉しいです。

FileMaker Bento Template Exchange

Bento のテンプレート作ってみた

このテンプレート，実は制作してから，すでに数ヶ月経つのですが，その間使ってみて，使い心地がなかなかよかったので，他のBento ユーザーさんにもお裾分けしたくなったんです。調子に乗ってまた他のテンプレートでも作ってみたくなりました。

この 「Special Events」 ,こちらからも，ダウンロードできます。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その3

Gmail とメールソフトを活用して，コンピュータにあるデータを管理してしまおうという試み，前回は基本的な操作方法と，フォルダ管理の方法について考えた。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理　— その2

今回はメールソフトの機能を生かしつつ，上手にデータを管理する方法について考えてみたいと思う。このブログではApple Mail を使用しているが，基本的な管理方法はどのメールクライアントでも同じなので，参考にして欲しい。

メールメッセージとデータを分けて管理する
データ管理用にアカウントを作成している人は別として，普段使っている Gmail アドレスにデータを追加している場合（このほうがお薦め）メールメッセージと管理するデータを分けるほうが，すっきり管理できる。右の図で説明するならば，メールメッセージは「メールボックス」で管理，データは「My Journal」で管理するように分ける。
これをやるためには，Gmail を使用するとき，アーカイブしないようにする必要がある。なぜならメールクライアントでは，アーカイブ=「受信」ボックスから削除なので，Gmail 上でアーカイブすると，受信ボックスは空になってしまう。（アーカイブしたデータは，[Gmail]フォルダ下の「すべてのメール」に保存されている）これまでアーカイブして来た人は，メールメッセージを「受信」ボックスへ復元する必要がある。

復元方法

1. メールクライアント側，[Gmail]フォルダ下の「すべてのメール」を選択
2. 表示されたメッセージタイトルを「差出人」で並べ替える（「差出人」をクリックするか，メニューバー「表示」から「表示順序」−「差出人」を選択）
3. 自分以外のメッセージだけを選択し，メニューバーの「メッセージ」からコピー，「受信」ボックスを選択（スマートフォルダで，差出人を自分以外に設定し，「受信」ボックスへコピーすることもできる）

同様に，送信済みのメッセージを，「メールボックス」下の「送信済み」に表示したい場合は，

1. [Gmail]フォルダ下の「送信済みメール」フォルダを選択
2. メニューバーの「メールボックス」から「このメールボックスの用途」−「送信済み」を選択

これで，メールメッセージと，データを分離することができた。

では，これからメールクライアントの機能を使いながら，データを有効活用する方法を考えてみよう

Web クリップ
Apple Mail では，Safari から簡単に取り込める。

1. Safari で取り込みたい部分を選択
2. メニューバー，Safari から「サービス」−「選択部分から新規メールを作成」を選択
3. 保存し任意のフォルダへ移動

添付ファイル
Apple Mail だと，PDFファイルは1ページだけなら，そのまま表示してくれるので，いちいち開いてみる必要がない。それにクイックルックを使うと，ほとんどのファイルを開かず中身が確認できるのは嬉しい。画像はApple Mail の場合だと，画面にあわせて，サイズを自動調整してくれる。Mac Journal なんかよりはるかに見やすい。

検索
検索バーから，メールとあわせて検索してくれる。うれしいのは，PDFだと添付ファイルの中まで検索してくれる。

メモとToDo
最も手強いのはこの二つ。IMAPにして，この二つを編集しようとすると，文字を打つごとに，新しいメッセージを Gmail へ送り続ける。とりあえず，Mail の環境設定の「作成」タブで，「メモとTo Do の作成先」を「この Mac 内」にすると，メモは何とか落ち着いてくれた。

受信メールにTo Do 項目を作成しようとすると，カレンダーが選べない。右のように「To Do をメールで送信」というカレンダーが勝手に作成されてしまう。どうしても Mail メッセージから To Do 項目を作成したいなら，「備忘録」下，To Do にある作成した To Do 項目を「この Mac 内」の To Do へ手動で移動させてやればよい。

メールとの連携
当たり前のことだが，これが最もスムーズだ，送られて来たメールを任意のフォルダにコピーまたは移動させるだけ。

タグ

Apple Mail にデフォルトではこの機能がない。ちょうど，新規メールの宛先が空欄になっているので，ここを活用できないかと考えた。

まずアドレスブックのメールアドレス欄に@マークを付けたタグを作っておく。データを作成する際，宛先欄に作成したタグを打ち込むだけ。これをスマートフォルダでタグ管理訳だが，この方法では，受信したメールにはタグ付けできないので，中途半端になってしまう。MailTags などを導入すれば，タグ管理も可能だ。Thunderbird ならこの機能を使わない手はないだろう。

これまで Gmail とメールソフトの利点をうまく活用して，情報を一元管理する方法について考えて来た。Gmail の容量は現在 7.4GB，これだけの容量を使い切ることはまずないだろう。おまけに，Gmail アカウント以外，必要としないのも魅力的な点だろう。あれこれ登録する必要もない。

幾分不便なところもあるが，もうこれでいいかも。

Bento のテンプレート作ってみた

FileMaker のパーソナルデータベースソフト Bento.3 ，中途半端なアプリケーションと批判されることも多いのですが，僕は結構気に入ってます。最近，イベント管理のテンプレート，「Special Events」を作ってみたので，皆さんにシェアしますね。Bento.3 に対応しています。

Special Events をダウンロード

プライベートだけでなく，ビジネスで使用することも十分可能です。自由に使って頂いて使用感や，「ここをこんな風にすればどう？」等など，コメントを頂ければ幸いです。

この「Special Events」のコンセプトは，「大きなイベントをできるだけシンプルに管理する」です。ただ単にイベントやタスクを放り込んでゆくのではなく，ここでじっくり計画を練ることができるように，フォームを整理してあります。

フォームは3つ，どれも同じスタイルにしてあります。特徴は左側のカラムを統一してある所です。どのフォームでも同じ基本的な情報（タイトル，場所，日時，メモ）が見えるようになっているので，フォームをあちこち移動せずにすみます。

1.概要
ここではイベントの下にある，小イベントとタスクを管理します。iCal のイベントと To Do なので，ここで追加されたイベントやタスクは iCal に反映されます。

（画像をクリックで拡大表示）

2.コンタクト
このフォームでアドレスブックとメール情報を管理，メールメッセージの領域を多めに取ってあります。

3.資料
グリッド表示にしてありますが，好みでリスト表示に変えても良いかも。下のスペースが空いてますから，ファイルが多い場合はファイルのスペースを引き延ばしてください。

採用されるかどうかは分かりませんが，Bento テンプレートエクスチェンジにも投稿してみました。採用されればまたお知らせしますね。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その2

Gmail とメールソフトを活用して，コンピュータにあるデータを管理してしまおうという試み，前回の記事では設定の仕方について考えた。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理　— その1

今回は実際にデータを入れ，フォルダで管理する方法について考えてみたいと思う。この記事ではメールソフトに Apple Mail を使用しているが，どのソフトでも基本的な管理の仕方は同じなので参考にしてほしい。操作は至って簡単だ。

基本操作：

1. メールを作成する時のように，件名にデータのタイトル，本文にデータを入力（宛先は空欄のまま）
2. 下書き保存
3. 任意のフォルダに移動（ドラッグ & ドロップ）

もちろん普通のメール同様，ファイルや画像を自由に添付できる。

フォルダ管理：

データを管理するためのフォルダはメニューバーの「メールボックス」から「新規メールボックス」を選択，好きな場所に作成できる。今回は「My Journal」というフォルダを作った。このフォルダを基本にし，その下にサブフォルダを作り，階層化すると，詳細な分類をすることができる上に，全体を折り畳むこともできるので，サイドバーを簡素に保つことができる。

任意の場所にフォルダを作成

サブフォルダはサイドバーをシンプルに保つ上でも重要

作ったフォルダを Gmail 側で見てみると右のようにラベルで表示されている。サブフォルダはスラッシュで区切られる形で表示されているのが分かる。

編集：
データがまだ「下書き」フォルダにあるうちは，自由に編集できるが，一度フォルダに移動すると，編集するためにはワンステップ必要になる。ここが面倒な所だ。メールなのでそのままでは編集できない。データを再び，下書きフォルダに移動させることで再編集が可能になる。Thunderbird や Outlook の場合は，移動させずに編集できるようだ。

これでデータをガンガン入れる体制が整った。この管理の方法は Mac でも Windows でもIMAP に対応しているメールクライアントなら同じだ。いろいろ試して自分にあった方法を探してほしい。

次回は，メールクライアント特有の機能を使って，データをより管理しやすくする方法を考えてみたい。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その1

Mac には雑記帳と呼べばいいのか，スクラップブックと呼べば良いのか分からないが，メモ，Webクリップ，文章作成など，一元管理できるアプリケーションが多くある。MacJournal, Journler, Yojinbo, Together, Devonthink等がそれだ。Windows にもよく似たソフトならある。例えば OneNote, 紙copi みたいなの。Evernote は様々な OS に対応している。いろいろ試してみたが，どれもしっくり来ない。好みの問題だが，僕はカラムを上下に区切ると，見づらいから，Journler はだめ，MacJournal はフォルダアイコンがどうしても好きになれない。Together や Evernote はメモだけなら良いが，これを使ってじっくり文章を作ろうなんて気になれない。わがままですね。

何か良いアプリケーションはないかと考えていた所，愛用しているメールクライアントをそのまま活用できないかと，思い立った。「超」整理手帳の野口悠紀雄氏は情報は整理せずに，Gmailの下書きに保存が効果的と言っておられるが，僕はブラウザの画面は見にくく，やはりフォルダを幾つか用意して，資料を振り分けておきたい。今 Gmail はIMAPに対応しているのだから，Gmail とメールクライアントそれぞれの長所を利用すれば，シンプルに情報を管理できるのではないか。

講釈はさておき，早速取りかかってみよう。

Gmail側の設定：

Gmail の画面右上の「設定」から，「メール転送とPOP/IMAP」をクリック，「IMAPアクセス」を有効にする

次に「Labs」の中にある「IMAP拡張モード」を「有効」にする

メールクライアント側：

もしこれまで POP 形式でメールを受信していたのであれば，一応バックアップを取っておいた方が無難かもしれない。

設定方法は，各メールクライアントで異なるので，ここを参照

成功すれば，下の図のようにフォルダができているはずだ

もしメールクライアント側に表示させる必要のないフォルダが現れたなら，Gmail の「設定」から，「ラベル」を開き，表示，非表示を設定できる。

これで下準備 OK，次回は実際に使用してみよう。