Bento のテンプレート作ってみた

FileMaker のパーソナルデータベースソフト Bento.3 ，中途半端なアプリケーションと批判されることも多いのですが，僕は結構気に入ってます。最近，イベント管理のテンプレート，「Special Events」を作ってみたので，皆さんにシェアしますね。Bento.3 に対応しています。

Special Events をダウンロード

プライベートだけでなく，ビジネスで使用することも十分可能です。自由に使って頂いて使用感や，「ここをこんな風にすればどう？」等など，コメントを頂ければ幸いです。

この「Special Events」のコンセプトは，「大きなイベントをできるだけシンプルに管理する」です。ただ単にイベントやタスクを放り込んでゆくのではなく，ここでじっくり計画を練ることができるように，フォームを整理してあります。

フォームは3つ，どれも同じスタイルにしてあります。特徴は左側のカラムを統一してある所です。どのフォームでも同じ基本的な情報（タイトル，場所，日時，メモ）が見えるようになっているので，フォームをあちこち移動せずにすみます。

1.概要
ここではイベントの下にある，小イベントとタスクを管理します。iCal のイベントと To Do なので，ここで追加されたイベントやタスクは iCal に反映されます。

（画像をクリックで拡大表示）

2.コンタクト
このフォームでアドレスブックとメール情報を管理，メールメッセージの領域を多めに取ってあります。

3.資料
グリッド表示にしてありますが，好みでリスト表示に変えても良いかも。下のスペースが空いてますから，ファイルが多い場合はファイルのスペースを引き延ばしてください。

採用されるかどうかは分かりませんが，Bento テンプレートエクスチェンジにも投稿してみました。採用されればまたお知らせしますね。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その2

Gmail とメールソフトを活用して，コンピュータにあるデータを管理してしまおうという試み，前回の記事では設定の仕方について考えた。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理　— その1

今回は実際にデータを入れ，フォルダで管理する方法について考えてみたいと思う。この記事ではメールソフトに Apple Mail を使用しているが，どのソフトでも基本的な管理の仕方は同じなので参考にしてほしい。操作は至って簡単だ。

基本操作：

1. メールを作成する時のように，件名にデータのタイトル，本文にデータを入力（宛先は空欄のまま）
2. 下書き保存
3. 任意のフォルダに移動（ドラッグ & ドロップ）

もちろん普通のメール同様，ファイルや画像を自由に添付できる。

フォルダ管理：

データを管理するためのフォルダはメニューバーの「メールボックス」から「新規メールボックス」を選択，好きな場所に作成できる。今回は「My Journal」というフォルダを作った。このフォルダを基本にし，その下にサブフォルダを作り，階層化すると，詳細な分類をすることができる上に，全体を折り畳むこともできるので，サイドバーを簡素に保つことができる。

任意の場所にフォルダを作成

サブフォルダはサイドバーをシンプルに保つ上でも重要

作ったフォルダを Gmail 側で見てみると右のようにラベルで表示されている。サブフォルダはスラッシュで区切られる形で表示されているのが分かる。

編集：
データがまだ「下書き」フォルダにあるうちは，自由に編集できるが，一度フォルダに移動すると，編集するためにはワンステップ必要になる。ここが面倒な所だ。メールなのでそのままでは編集できない。データを再び，下書きフォルダに移動させることで再編集が可能になる。Thunderbird や Outlook の場合は，移動させずに編集できるようだ。

これでデータをガンガン入れる体制が整った。この管理の方法は Mac でも Windows でもIMAP に対応しているメールクライアントなら同じだ。いろいろ試して自分にあった方法を探してほしい。

次回は，メールクライアント特有の機能を使って，データをより管理しやすくする方法を考えてみたい。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その1

Mac には雑記帳と呼べばいいのか，スクラップブックと呼べば良いのか分からないが，メモ，Webクリップ，文章作成など，一元管理できるアプリケーションが多くある。MacJournal, Journler, Yojinbo, Together, Devonthink等がそれだ。Windows にもよく似たソフトならある。例えば OneNote, 紙copi みたいなの。Evernote は様々な OS に対応している。いろいろ試してみたが，どれもしっくり来ない。好みの問題だが，僕はカラムを上下に区切ると，見づらいから，Journler はだめ，MacJournal はフォルダアイコンがどうしても好きになれない。Together や Evernote はメモだけなら良いが，これを使ってじっくり文章を作ろうなんて気になれない。わがままですね。

何か良いアプリケーションはないかと考えていた所，愛用しているメールクライアントをそのまま活用できないかと，思い立った。「超」整理手帳の野口悠紀雄氏は情報は整理せずに，Gmailの下書きに保存が効果的と言っておられるが，僕はブラウザの画面は見にくく，やはりフォルダを幾つか用意して，資料を振り分けておきたい。今 Gmail はIMAPに対応しているのだから，Gmail とメールクライアントそれぞれの長所を利用すれば，シンプルに情報を管理できるのではないか。

講釈はさておき，早速取りかかってみよう。

Gmail側の設定：

Gmail の画面右上の「設定」から，「メール転送とPOP/IMAP」をクリック，「IMAPアクセス」を有効にする

次に「Labs」の中にある「IMAP拡張モード」を「有効」にする

メールクライアント側：

もしこれまで POP 形式でメールを受信していたのであれば，一応バックアップを取っておいた方が無難かもしれない。

設定方法は，各メールクライアントで異なるので，ここを参照

成功すれば，下の図のようにフォルダができているはずだ

もしメールクライアント側に表示させる必要のないフォルダが現れたなら，Gmail の「設定」から，「ラベル」を開き，表示，非表示を設定できる。

これで下準備 OK，次回は実際に使用してみよう。