デスクトップを整理して作業に専念する2つのステップ

あなたのコンピュータ，デスクトップがアイコンだらけになっていませんか？そうなってしまうと，僕は気が散って仕事に集中できません。だから常々デスクトップには何も残さない習慣にしています。

今日は一工夫で仕事に専念できるデスクトップ環境をご紹介します。費用ゼロ，超簡単，どんなアプリケーションを使っていても実践できます。

ポイントはたった2つ

• 縦型の写真を壁紙に選び，両サイドに何も表示させない（図1）
• 使っているアプリケーションのサイズを調整し，壁紙の画像を隠す（図2）

図1

図2

これだけです。図を見てお分かりの通り，作業中は，真っ黒な壁紙に早変わりです。これで気を散らすことなく仕事に専念できますよ。

このほかにできることを幾つか

• Dockは自動的に隠す（僕は右サイドに隠しています）
• どうしてもデスクトップに何かのファイルを置いておきたい場合はエイリアス（ショートカット）を作成，終了次第削除
• その際，両サイドの黒の部分に今行なっている作業に関係のある絶対必要なファイルを配置，それ以外は壁紙の画像部分に置いておくなら，隠れて作業の邪魔にならない

ミニマリストにお薦めです。もしほかにも良い方法があれば，コメントよろしくお願いします。

Bento のテンプレート， FileMaker さんで紹介してくださいました

FileMaker さんに投稿していた Bento.3 のテンプレート，「Special Events」 ，今日掲載されているのを発見，ちょっと嬉しいです。

FileMaker Bento Template Exchange

Bento のテンプレート作ってみた

このテンプレート，実は制作してから，すでに数ヶ月経つのですが，その間使ってみて，使い心地がなかなかよかったので，他のBento ユーザーさんにもお裾分けしたくなったんです。調子に乗ってまた他のテンプレートでも作ってみたくなりました。

この 「Special Events」 ,こちらからも，ダウンロードできます。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その3

Gmail とメールソフトを活用して，コンピュータにあるデータを管理してしまおうという試み，前回は基本的な操作方法と，フォルダ管理の方法について考えた。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理　— その2

今回はメールソフトの機能を生かしつつ，上手にデータを管理する方法について考えてみたいと思う。このブログではApple Mail を使用しているが，基本的な管理方法はどのメールクライアントでも同じなので，参考にして欲しい。

メールメッセージとデータを分けて管理する
データ管理用にアカウントを作成している人は別として，普段使っている Gmail アドレスにデータを追加している場合（このほうがお薦め）メールメッセージと管理するデータを分けるほうが，すっきり管理できる。右の図で説明するならば，メールメッセージは「メールボックス」で管理，データは「My Journal」で管理するように分ける。
これをやるためには，Gmail を使用するとき，アーカイブしないようにする必要がある。なぜならメールクライアントでは，アーカイブ=「受信」ボックスから削除なので，Gmail 上でアーカイブすると，受信ボックスは空になってしまう。（アーカイブしたデータは，[Gmail]フォルダ下の「すべてのメール」に保存されている）これまでアーカイブして来た人は，メールメッセージを「受信」ボックスへ復元する必要がある。

復元方法

1. メールクライアント側，[Gmail]フォルダ下の「すべてのメール」を選択
2. 表示されたメッセージタイトルを「差出人」で並べ替える（「差出人」をクリックするか，メニューバー「表示」から「表示順序」−「差出人」を選択）
3. 自分以外のメッセージだけを選択し，メニューバーの「メッセージ」からコピー，「受信」ボックスを選択（スマートフォルダで，差出人を自分以外に設定し，「受信」ボックスへコピーすることもできる）

同様に，送信済みのメッセージを，「メールボックス」下の「送信済み」に表示したい場合は，

1. [Gmail]フォルダ下の「送信済みメール」フォルダを選択
2. メニューバーの「メールボックス」から「このメールボックスの用途」−「送信済み」を選択

これで，メールメッセージと，データを分離することができた。

では，これからメールクライアントの機能を使いながら，データを有効活用する方法を考えてみよう

Web クリップ
Apple Mail では，Safari から簡単に取り込める。

1. Safari で取り込みたい部分を選択
2. メニューバー，Safari から「サービス」−「選択部分から新規メールを作成」を選択
3. 保存し任意のフォルダへ移動

添付ファイル
Apple Mail だと，PDFファイルは1ページだけなら，そのまま表示してくれるので，いちいち開いてみる必要がない。それにクイックルックを使うと，ほとんどのファイルを開かず中身が確認できるのは嬉しい。画像はApple Mail の場合だと，画面にあわせて，サイズを自動調整してくれる。Mac Journal なんかよりはるかに見やすい。

検索
検索バーから，メールとあわせて検索してくれる。うれしいのは，PDFだと添付ファイルの中まで検索してくれる。

メモとToDo
最も手強いのはこの二つ。IMAPにして，この二つを編集しようとすると，文字を打つごとに，新しいメッセージを Gmail へ送り続ける。とりあえず，Mail の環境設定の「作成」タブで，「メモとTo Do の作成先」を「この Mac 内」にすると，メモは何とか落ち着いてくれた。

受信メールにTo Do 項目を作成しようとすると，カレンダーが選べない。右のように「To Do をメールで送信」というカレンダーが勝手に作成されてしまう。どうしても Mail メッセージから To Do 項目を作成したいなら，「備忘録」下，To Do にある作成した To Do 項目を「この Mac 内」の To Do へ手動で移動させてやればよい。

メールとの連携
当たり前のことだが，これが最もスムーズだ，送られて来たメールを任意のフォルダにコピーまたは移動させるだけ。

タグ

Apple Mail にデフォルトではこの機能がない。ちょうど，新規メールの宛先が空欄になっているので，ここを活用できないかと考えた。

まずアドレスブックのメールアドレス欄に@マークを付けたタグを作っておく。データを作成する際，宛先欄に作成したタグを打ち込むだけ。これをスマートフォルダでタグ管理訳だが，この方法では，受信したメールにはタグ付けできないので，中途半端になってしまう。MailTags などを導入すれば，タグ管理も可能だ。Thunderbird ならこの機能を使わない手はないだろう。

これまで Gmail とメールソフトの利点をうまく活用して，情報を一元管理する方法について考えて来た。Gmail の容量は現在 7.4GB，これだけの容量を使い切ることはまずないだろう。おまけに，Gmail アカウント以外，必要としないのも魅力的な点だろう。あれこれ登録する必要もない。

幾分不便なところもあるが，もうこれでいいかも。

Bento のテンプレート作ってみた

FileMaker のパーソナルデータベースソフト Bento.3 ，中途半端なアプリケーションと批判されることも多いのですが，僕は結構気に入ってます。最近，イベント管理のテンプレート，「Special Events」を作ってみたので，皆さんにシェアしますね。Bento.3 に対応しています。

Special Events をダウンロード

プライベートだけでなく，ビジネスで使用することも十分可能です。自由に使って頂いて使用感や，「ここをこんな風にすればどう？」等など，コメントを頂ければ幸いです。

この「Special Events」のコンセプトは，「大きなイベントをできるだけシンプルに管理する」です。ただ単にイベントやタスクを放り込んでゆくのではなく，ここでじっくり計画を練ることができるように，フォームを整理してあります。

フォームは3つ，どれも同じスタイルにしてあります。特徴は左側のカラムを統一してある所です。どのフォームでも同じ基本的な情報（タイトル，場所，日時，メモ）が見えるようになっているので，フォームをあちこち移動せずにすみます。

1.概要
ここではイベントの下にある，小イベントとタスクを管理します。iCal のイベントと To Do なので，ここで追加されたイベントやタスクは iCal に反映されます。

（画像をクリックで拡大表示）

2.コンタクト
このフォームでアドレスブックとメール情報を管理，メールメッセージの領域を多めに取ってあります。

3.資料
グリッド表示にしてありますが，好みでリスト表示に変えても良いかも。下のスペースが空いてますから，ファイルが多い場合はファイルのスペースを引き延ばしてください。

採用されるかどうかは分かりませんが，Bento テンプレートエクスチェンジにも投稿してみました。採用されればまたお知らせしますね。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その2

Gmail とメールソフトを活用して，コンピュータにあるデータを管理してしまおうという試み，前回の記事では設定の仕方について考えた。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理　— その1

今回は実際にデータを入れ，フォルダで管理する方法について考えてみたいと思う。この記事ではメールソフトに Apple Mail を使用しているが，どのソフトでも基本的な管理の仕方は同じなので参考にしてほしい。操作は至って簡単だ。

基本操作：

1. メールを作成する時のように，件名にデータのタイトル，本文にデータを入力（宛先は空欄のまま）
2. 下書き保存
3. 任意のフォルダに移動（ドラッグ & ドロップ）

もちろん普通のメール同様，ファイルや画像を自由に添付できる。

フォルダ管理：

データを管理するためのフォルダはメニューバーの「メールボックス」から「新規メールボックス」を選択，好きな場所に作成できる。今回は「My Journal」というフォルダを作った。このフォルダを基本にし，その下にサブフォルダを作り，階層化すると，詳細な分類をすることができる上に，全体を折り畳むこともできるので，サイドバーを簡素に保つことができる。

任意の場所にフォルダを作成

サブフォルダはサイドバーをシンプルに保つ上でも重要

作ったフォルダを Gmail 側で見てみると右のようにラベルで表示されている。サブフォルダはスラッシュで区切られる形で表示されているのが分かる。

編集：
データがまだ「下書き」フォルダにあるうちは，自由に編集できるが，一度フォルダに移動すると，編集するためにはワンステップ必要になる。ここが面倒な所だ。メールなのでそのままでは編集できない。データを再び，下書きフォルダに移動させることで再編集が可能になる。Thunderbird や Outlook の場合は，移動させずに編集できるようだ。

これでデータをガンガン入れる体制が整った。この管理の方法は Mac でも Windows でもIMAP に対応しているメールクライアントなら同じだ。いろいろ試して自分にあった方法を探してほしい。

次回は，メールクライアント特有の機能を使って，データをより管理しやすくする方法を考えてみたい。

Gmail + メールソフトで情報を一元管理 — その1

Mac には雑記帳と呼べばいいのか，スクラップブックと呼べば良いのか分からないが，メモ，Webクリップ，文章作成など，一元管理できるアプリケーションが多くある。MacJournal, Journler, Yojinbo, Together, Devonthink等がそれだ。Windows にもよく似たソフトならある。例えば OneNote, 紙copi みたいなの。Evernote は様々な OS に対応している。いろいろ試してみたが，どれもしっくり来ない。好みの問題だが，僕はカラムを上下に区切ると，見づらいから，Journler はだめ，MacJournal はフォルダアイコンがどうしても好きになれない。Together や Evernote はメモだけなら良いが，これを使ってじっくり文章を作ろうなんて気になれない。わがままですね。

何か良いアプリケーションはないかと考えていた所，愛用しているメールクライアントをそのまま活用できないかと，思い立った。「超」整理手帳の野口悠紀雄氏は情報は整理せずに，Gmailの下書きに保存が効果的と言っておられるが，僕はブラウザの画面は見にくく，やはりフォルダを幾つか用意して，資料を振り分けておきたい。今 Gmail はIMAPに対応しているのだから，Gmail とメールクライアントそれぞれの長所を利用すれば，シンプルに情報を管理できるのではないか。

講釈はさておき，早速取りかかってみよう。

Gmail側の設定：

Gmail の画面右上の「設定」から，「メール転送とPOP/IMAP」をクリック，「IMAPアクセス」を有効にする

次に「Labs」の中にある「IMAP拡張モード」を「有効」にする

メールクライアント側：

もしこれまで POP 形式でメールを受信していたのであれば，一応バックアップを取っておいた方が無難かもしれない。

設定方法は，各メールクライアントで異なるので，ここを参照

成功すれば，下の図のようにフォルダができているはずだ

もしメールクライアント側に表示させる必要のないフォルダが現れたなら，Gmail の「設定」から，「ラベル」を開き，表示，非表示を設定できる。

これで下準備 OK，次回は実際に使用してみよう。

Google Calendar にタスク管理機能を追加

進化し続ける Google，今度は Google Calendar にタスク管理機能が追加されました。

これまでにも，Gmail には Gmail Labs からタスク管理を追加することができましたが，カレンダーにも統合されたことで，使い勝手は更に良くなりました。

タスクを追加すると，上の画像のようにカレンダー上にチェックボックスの付いた，タスクが表示されます。タスクの日付を変更したい時は，ドラッグ & ドロップで移動。Google Calendar 側，Gmail 側，どちらでタスクを追加しても，相互に反映されます。

YouTube に実際使用している動画が出ていました。



タスク機能を利用するには，今のところ，英語表示にしなければなりませんが，また一つ便利になりましたね。

iPhone / iPod touchにデータをガンガン入れて持ち運ぼう- Bento for iPhone and iPod touch

mbp&coさんの速報で知りました。FileMaker からパーソナルデータベース Bento の iPhone アプリが発売されています。

これまで Bento 2 を使い続けていました。簡単にデータベースを構築でき，カスタマイズも自由，使い勝手もよし，確かに便利なんですが，どうすれば自分に合った使い方ができるか分からず，心がもやもやしていたのは，きっと僕だけじゃないはず。興味を失いかけていた矢先に，出ました。今心は五月晴れです。


このアプリの最大の特長は Mac にある Bento のデータと相互同期を取れること。

Macから離れていても、詳細情報にすぐアクセスできます。ライブラリやコレクションを参照たり、新しいレコードを作ったり、詳細情報を編集したり、データをソートしたり、フォームを変更したりできるほか、外出中であっても、iTunesのようなスタイルの検索を使って情報をすばやく見つけることができます。- File Maker

僕の場合は，山積する紙の資料をテキスト化し，Bento2で管理していたのですが，データは持ち歩いてこそ真価が発揮されるというもの。出先で必要な資料を参照できるのは非常にありがたいですね。

テクニカルサポートを読むと，同期できないものが幾つか挙げられています。

次の項目は、モバイルデバイスと Bento 2 for Mac との間で同期させることができますがBento for iPhone に表示することはできません。また、作成や編集を行うこともできません。
・計算フィールド
・メディアフィールドに保存されている 10MB 未満のムービー
またはサウンド
・関連レコードリストフィールド（関連する iCal のイベントと
タスクを除く）

次の項目は、Bento 2 for Mac 側から同期させることができません。また、Bento for iPhone 上で作成や編集を行うこともできません。
・iCal のイベントとタスク（これらのイベントおよびタスクは、
iPhone の「カレンダー」アプリケーションを使って表示、
作成、編集を行うことができます）
・メディアフィールドに保存されている 10MB を超えるムービー
またはサウンド
・ファイルリストフィールド
・自動カウンタフィールド
・メッセージリストフィールド
・スマートコレクション

Bento for Macの売りの一つ，iCalデータに直リンクは，残念ながらiPhone側ではできないです。GTD的な使い方よりも，データベース本来の使い方に徹した方がよさそうです。

Macと同期させるには，Bento 2.0v4 for Macにアップデートする必要があります。


Bento for iPhone and iPod touch 紹介のオフィシャル動画

iTune Store

Bento for iPhone and iPod touch

Macでタスク管理 Task Listは学生以外でも使えそう

学生向けに開発されているフリーで高機能なタスク管理ソフト，Task List，日本語の記事はあまり出ていないようなので，簡単に紹介させていただきます。

学生向けだけあって，科目ごとに分けて管理する仕組みになっています。使い方は一般のタスク管理ソフトとほぼ同様，期限と重要度を設定，タグ付けするようにTypeでタスクを分類できます。うれしいのはサブタスクを追加できることと，タスクをワンクリックでiCalに追加できること。（カレンダーとTo do項目のどちらに追加するかチョイスできます）

Notesにはレポートやメモをどんどん追加，これも期限を設けて管理でき，iPodにエクスポートできるようになっています。

ダッシュボードでタスクを追加できるWidgetがありますが，日本語では文字化けしてしまいました。

シンプルな作りで，尚かつ高機能，学生以外でも，Classをプロジェクトに置き換えると，普段のタスク管理には十分使えそうです。何よりフリーなのはありがたいですね。

（授業の曜日，時間，教師を設定）

（Notesはタブで複数開くことができ，iPodにもエクスポート可）

ダウンロード：Stuffed loggy Software

リフィルでタスク管理するソフト-xfy Planner

ジャストシステムは21日，システム手帳風にタスク管理のできるソフト，xfy Planner（エクスファイ・プランナー）を発表した。（OS:WindowsXP/Vista）

タスク管理の方法は他のソフトとそれほど違いはないが，大きな特徴は「リフィル」と呼ばれる無料の閲覧フォームをダウンロード，追加することで，自分の好みにあった様々な表示方法を選択したり，機能を追加したりできる。

xfy Plannerには、目的や使い方に応じた複数のリフィル（インターフェイス）を搭載。一つのリフィルから入力された情報は、すべてのリフィルに反映される“ワンソース・マルチビュー”なので、転記や個別の情報更新などを行う必要がなく、スマートな情報整理・活用を実現します。-ジャストシステム

Google Calendarカレンダーサービス連携機能のリフィルを追加することで，Google Calendarとの相互同期も可能なようだ。Outlookとの同期は，5月公開予定のリフィルを追加することで可能になるとこのこと。

月額300円，または年額3360円で使用できる。また30日間の無償試用版もある。

個人の見方だが，タスク管理ソフトはフリーでも使い勝手の良いものがいくらでもあるので，たとえ月額300円でも，料金を払ってまで利用するほどの魅力があるようには思えない。むしろ基本的な機能をフリーで提供し，リフィルに課金するほうが利用者が増えるのでは？若しくはEvernoteのようにプチ広告を載せるとか…

ジャストシステム　情報整理・活用ソフト　xfy Planner

PDFテンプレートならまずここで探せ—Printable Paper

数百種類のPDFテンプレートが豊富に用意されているサイト，Printable Paper。しかもほとんどがフリー，登録なしでダウンロードできます。罫線，グラフ，ドット，スコアシート，英語サイトなのに原稿用紙まであります。

カスタマイズする必要がないなら，ここで自分にあったものを探すと良いかもしれませんね。

このブログを初めてまだ数日ですが，始めてみて思ったのは，ノートのテンプレートを探している人って結構多いんですね。僕も良いのがないかと，ネットを徘徊しています。皆さんはどんなテンプレートを使用していますか？　


Printable Paper

Macでタスク管理 The Hit Listは心地よい使用感

MacのGTDツールといえばOmniFocusとThingsがメジャーだが，今後恐らく第三の勢力になるであろうと勝手に思い込んでいるのが，The Hit List。

少し使ってみたのですが，タスクをさくさく入れ込むことができ，とても心地よい使用感です。

気に入った機能は下の通り:

• サブタスク，サブフォルダを入れ込むことができるので，タスクを振り分け易く，少々複雑なプロジェクトも管理しやすい
• iCalのTo-Doと同期可能
• スタート日時の指定と，繰り返しタスクを細かく指定できる
  

これでiCalのTo-Doがかなり補強された感じがします。今はパブリックベータ版なのでフリーでダウンロードできますが，すでにプレオーダーが始まっているので，試すなら今のうちです。
iPhone版も制作中とのこと，今後の進展に注目。


恐らく，The Hit List と Things を比較している?動画

ダウンロード：Potion Factory

耐光性，耐水性に優れた水性顔料「ブルーインク」−プラチナ萬年筆

プラチナ萬年筆は，超微粒子水性顔料インク「ブルーインク」を四月中旬より発売する。

プレスリリースによると

超微粒子の顔料インクは発色が良く速乾性があり、一度乾くと耐水性を有し水に濡れても滲まず、しっかりと書いた文字が残ります。これらの特性を生かし公文書、契約書等にお使い頂けます。色あせないインク色と速乾性がヘビーユーザーの方にも愛用頂けると確信致しております。

僕は普段パーカーのブルーブラックを使っていますが，今この顔料インクにかなり心が引かれています。
「万年筆に使用の場合は顔料インク専用万年筆にのみ対応」とのこと。ビン入り，60cc，1,575円（税込み）。
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誠 Biz.ID：仕事耕具：プラチナ萬年筆、乾きやすくにじみにくい青色顔料インク via kwout

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プラチナ萬年筆株式会社
プレスリリース

10秒でgoogleカレンダーに登録−Mextクリッパー

メタデータはWeb上の情報を抽出し，googleカレンダーなどの予定に自動で追加できる「Mextクリッパー」を公開，無償提供している。（要IE8）

Web記事やWebメールの本文から、イベント情報やアポイントメント情報の5W1H（いつ、どこで、何を、等）を抽出。
クラウド上の個人カレンダー、スケジューラの登録画面上の「タイトル」「日時」「場所」等のフォームに自動的に腑分けして登録できます。
シンプルにWeb閲覧メモとして使うこともできます！
"Mextクリッパー"の推薦通りに登録するなら数秒。少し変更を加えても、10数秒で登録できるようになります。
情報を１から入力したり、何度もコピー＆ペーストを繰り返してフォームに貼り付けるよりもずっと手軽に早く、スケジュール登録ができます。

Apple MailにあるData DetectorsのWeb版みたいなものでしょうか。

使っている方がおられましたら使用感など教えて下さい。


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メール作成の手順，どうしてますか？

ライフハッカーさんの記事：「メール作成の手順を見直して効率化を実現」にRobby Slaughter氏のブログが抜粋されている。氏によると

　　 1.添付ファイル

　　 2.本文

　　 3.件名

　　 4.宛先

の順で作成すると最も効率が良いとのこと。 確かに本文を作成してから件名を考える方が的確な言葉が思い浮かびますね，納得。

ジャーナリズムの授業で「簡潔なヘッドラインが書けなければ，本文も曖昧に違いない」というような話があるのですが，件名は個人レベルでのキャッチコピーみたいなもので，相手になんらかの印象を与えておけばその仕事がうっかり忘れられている可能性も下がること間違いないっ。

僕の場合，メールの件名がとかく「お願い」とか「お尋ね」とかになりがちなので，簡潔かつ具体的な件名を付けるようにしてみようと思う。

メール作成の手順を見直して効率化を実現 [ライフハッカー]


Reversing Your Email Composition [EveryJoe]

自己流にカスタマイズできる，PDFノートテンプレート

どれほど電子的に記録できる媒体が普及しても，やっぱり基本は手書き，自分に合ったノートを使いたいものだ。

今回紹介するCornell Method PDF Generatorを使えば，コーネル大学式に三分割されたリフィルを簡単に作ることができる。

ノートは罫線，グラフ，白紙の三種類，ノートのサイズはA5，A4，A3，レター，リーガルの5種類，他にパンチ穴の数，罫線の濃さもチョイスでき，見開きにも対応している。

ちなみにこのコーネル大学式の三分割にはちゃんと意味がある。詳細は誠Biz.IDさんに詳しく出ている。

Cornell Method PDF Generator (Cornell Notes.com)